Jotform - Form, Sign & Survey

ניתוח מאת Appcrazy

יש רגע מוכר כמעט לכל מי שמנהל עסק קטן, אוסף מידע מלקוחות או עובד עם מסמכים: צריך לשלוח טופס, לקבל תשובות, לבקש חתימה, ואז לרדוף אחרי אנשים כדי להבין מי כבר מילא ומי עדיין לא. גם משימה פשוטה, כמו רישום לפגישה או אישור הצעת מחיר, יכולה להתפזר בין הודעות, קבצים ותמונות של מסמכים. אחרי שבדקתי את Jotform - Form, Sign & Survey, התרשמתי בעיקר מהניסיון שלה לרכז את הרצף הזה במקום אחד: יצירת טפסים, שיתוף שלהם, איסוף נתונים וחתימה אלקטרונית.

זו אפליקציית עסקים של Jotform Inc, והיא זמינה בחינם להורדה עם רכישות בתוך האפליקציה. במבט ראשון היא מתאימה למי שרוצה פתרון מהיר יותר מטופס ידני או מאוסף קבצים נפרדים, אבל היא אינה קסם שמחליף תהליך עבודה מסודר. הערך שלה תלוי באופן שבו בונים את הטופס, משתפים אותו ומחליטים מה לעשות עם המידע לאחר שהוא נכנס.

מה קורה כשמפסיקים לרדוף אחרי טפסים וחתימות

הבעיה שחוזרת בכל עסק

הקושי האמיתי אינו בדרך כלל לכתוב כמה שאלות. הקושי הוא לשמור על רצף ברור: מה הלקוח התבקש למלא, האם הוא באמת השלים את כל השדות, האם המסמך נחתם, ואיפה נמצאת התשובה כאשר צריך לחזור אליה. כשכל שלב מתבצע בכלי אחר, נוצרת עבודה אדמיניסטרטיבית שלא מוסיפה ערך ללקוח ולא לבעל העסק.

כאן Jotform יכולה להיות שימושית במיוחד. במקום להכין מסמך, להפוך אותו לקובץ, לשלוח אותו, להמתין להדפסה או לסריקה ואז להקליד מחדש פרטים, אפשר לבנות תהליך דיגיטלי אחד. אני לא רואה בזה רק חיסכון בכמה הקשות. היתרון החשוב יותר הוא צמצום מספר המקומות שבהם מידע יכול ללכת לאיבוד.

היא מתאימה גם לטפסי הרשמה, סקרים, איסוף פרטי קשר, בקשות שירות ואישורים. מי שעובד לבד יכול להשתמש בה כדי להיראות מסודר יותר מול לקוחות. צוות קטן יכול להפוך שאלון שחוזר על עצמו לתבנית קבועה. ארגון שמקבל מבקרים או משתתפים במקום פיזי יכול להיעזר במצב קיוסק, שבו המשתמש ממלא את הטופס על מכשיר שנמצא מולו.

ההתחלה: לבנות טופס שבאמת חוסך זמן

הטעות הראשונה שכדאי להימנע ממנה היא להעתיק לטופס את כל מה שהייתם שואלים בשיחה. טופס טוב אינו מסמך ארוך שהועבר למסך קטן; הוא שיחה קצרה וברורה עם סדר הגיוני. לפני שאני מתחיל לבנות, אני מחלק את המידע לשלוש קבוצות: מה חייבים לדעת, מה נחמד לדעת, ומה אפשר להשלים אחר כך. החלוקה הזאת משפיעה ישירות על שיעור ההשלמה.

פרסומות

ב-Jotform כדאי להתחיל מתהליך אחד מוגדר, ולא לנסות להקים את כל העסק ביום הראשון. למשל, טופס לקליטת לקוח חדש יכול לכלול פרטים בסיסיים, בחירת שירות, העלאת מידע רלוונטי ואישור. אחרי שמפעילים אותו מול כמה אנשים, קל יותר לזהות שאלה מיותרת, ניסוח מבלבל או שלב שמגיע מוקדם מדי.

הטיפ החשוב ביותר שלי: בנו את המסלול מנקודת המבט של האדם שממלא אותו. אם הלקוח צריך לחפש מידע שאינו זמין לו, לעבור בין מסכים בלי להבין למה או לחתום לפני שקרא את התנאים, הטופס ירגיש כמו מכשול. עדיף טופס קצר עם הסבר מדויק ליד שדה בעייתי, מאשר טופס מרשים שמחזיר תשובות חלקיות.

הציצו בבלוג שלנו

העובדה שהאפליקציה מיועדת גם ליצירה וגם לשיתוף מאפשרת לבדוק את חוויית המשתמש לפני שמפיצים אותה. אני ממליץ למלא את הטופס בעצמכם במכשיר נייד, לא רק לצפות בו מתוך מסך העריכה. כך רואים אם שדה ארוך מדי, אם הכפתור הבא ברור ואם חתימה על מסך קטן מרגישה טבעית.

חתימה אלקטרונית בלי להפוך כל אישור לפרויקט

האפשרות לשלב חתימה אלקטרונית בתוך אותו תהליך היא אחת הסיבות המרכזיות לבחור באפליקציה הזאת. בתהליך רגיל, טופס איסוף פרטים ומסמך חתימה חיים לעיתים בנפרד. המשתמש ממלא דבר אחד, מקבל קובץ אחר, ואז צריך להבין אם שני המסמכים קשורים זה לזה. שילוב השלבים מפחית את החיכוך הזה.

עם זאת, חתימה אינה תחליף להסבר. אם המסמך כולל התחייבות, תנאי שירות או אישור משמעותי, כדאי להציג למשתמש את ההקשר לפני אזור החתימה, ולא להסתפק בתיבה קטנה שאיש אינו קורא. מבחינתי, האפליקציה טובה יותר כאשר היא משמשת לאישור ברור ומוגדר, ולא כאשר מנסים לדחוס לתוכה הסכם מורכב בלי הדרכה.

שימוש חכם הוא להכין תהליך נפרד לכל סוג אישור שחוזר בעסק. כך לא משנים בטעות טופס אחד שמשמש כמה מצבים שונים. כדאי גם לקבוע שמות ברורים לטפסים ולגרסאות שלהם, במיוחד אם כמה אנשים בצוות יוצרים או מפיצים אותם. הסדר הזה אינו פיצ'ר נוצץ, אבל הוא מה שמונע בלבול בהמשך.

תרחישים יומיומיים שבהם היא באמת מועילה

נניח שאני מנהל סטודיו קטן ומקבל לקוח חדש. במקום לשלוח לו הודעה עם שאלות, קובץ תנאים וקובץ נוסף לחתימה, אני יכול להפנות אותו לתהליך אחד. הוא מוסר פרטים, בוחר אפשרות, מאשר את התנאים וחותם. אני מקבל מידע שנאסף באותה תבנית בכל פעם, במקום לקרוא הודעות שונות ולחפש את הפרטים בתוך שרשור.

בתרחיש אחר, בעל מקצוע יכול להשתמש בטופס אחרי ביקור אצל לקוח. הוא ממלא יחד איתו פרטי עבודה, מוסיף הערות, מבקש אישור ומסיים את המפגש בלי להמתין להדפסה. זה לא מבטל את הצורך לבדוק את הנתונים, אבל הוא מקצר את המעבר בין ביצוע השירות לבין התיעוד שלו.

גם סקר פנימי יכול להיות יעיל יותר כאשר הוא מחובר לתהליך עבודה. לדוגמה, אחרי סיום משימה אפשר לשלוח שאלון קצר שמבקש דירוג, הערה והסכמה ליצירת קשר. אם השאלון ארוך מדי, הוא יאבד את היתרון שלו; לכן הייתי משתמש ביכולת הזאת בעיקר למשוב ממוקד, לא למחקר עמוס שאלות.

מצב הקיוסק מתאים למקומות שבהם אנשים מגיעים פיזית וצריכים למלא טופס במקום: רישום, קבלת פנים, איסוף פרטים או אישור השתתפות. כאן החיסכון אינו רק בנייר. העובד אינו צריך להעביר מכשיר בין אפליקציות או להסביר שוב ושוב היכן נמצא הטופס. מצד שני, במרחב ציבורי חשוב לתכנן את המסך כך שהמשתמש לא ייחשף בטעות למידע של האדם הקודם.

עוד שימוש מעניין הוא טופס פנימי לצוות. אפשר להפוך בקשת ציוד, דיווח תקלה או איסוף סטטוס לתהליך אחיד. כאשר כולם משתמשים באותם שדות, קל יותר לזהות מה חסר ולמנוע הודעות כלליות כמו “תטפל בזה כשאפשר”. זהו סוג השימוש שבו האפליקציה אינה פונה ישירות ללקוחות, אבל עדיין חוסכת זמן בכל יום.

החיכוך שנעלם, והחיכוך שנשאר

החיכוך שנעלם הוא בעיקר המעבר בין פורמטים. אין צורך להתחיל בשיחה, להעתיק את התשובות למסמך, להחזיר אותו לחתימה ואז לנסות לחבר בין הגרסאות. ריכוז התהליך גם מקל על יצירת תבניות חוזרות, כך שלא מתחילים מאפס בכל פעם שמגיע לקוח חדש או נפתח אירוע.

החיכוך שנשאר קשור לתכנון. אפליקציה שמאפשרת ליצור טפסים אינה יודעת לבדה מה באמת חשוב לשאול. אם השדות אינם מנוסחים היטב, המשתמש עלול לספק תשובה לא שימושית. אם מבקשים יותר מדי פרטים, גם טופס שנראה מקצועי יגרום לאנשים לדחות את המילוי.

יש גם עקומת למידה. משתמש שמחפש רק טופס חד-פעמי קצר עשוי להרגיש שהאפשרויות רבות יותר ממה שהוא צריך. לעומת זאת, מי שמנהל כמה תהליכים חוזרים ייהנה מההשקעה הראשונית. לכן הייתי מקדיש זמן לבניית תבנית אחת טובה, מתעד את סדר העבודה של הצוות ורק אחר כך מוסיף טפסים נוספים.

היבט נוסף הוא עלות ההתרחבות. האפליקציה עצמה מוצעת בחינם, אך רכישות בתוך האפליקציה נעות מ-148 ש״ח ועד 3,275 ש״ח לפריט. המשמעות המעשית היא שכדאי להבין מראש איזה תהליך אתם צריכים ומה עשוי לדרוש תשלום, במקום לבנות את כל הפעילות סביב אפשרות שלא תישאר מתאימה כאשר השימוש יגדל.

הייתי גם נזהר מלהשתמש בה כמאגר היחיד לכל מידע עסקי חשוב בלי תהליך גיבוי וארגון משלכם. טופס הוא נקודת איסוף, לא בהכרח תחליף למדיניות מסמכים, הרשאות או מערכת ניהול מלאה. בעסק עם דרישות מורכבות, כדאי לבדוק מראש כיצד התהליך משתלב עם הכלים שכבר משמשים את הצוות.

למי היא מתאימה יותר מהחלופות הרגילות

בהשוואה לטופס ידני או לקובץ שנשלח בדואר אלקטרוני, Jotform מנצחת בנוחות ובאחידות. המשתמש מקבל מסלול ברור יותר, והעסק מקבל תשובות במבנה שקל יותר לעבד. בהשוואה לטופס מקוון פשוט שמיועד רק לאיסוף תשובות, היא בולטת כאשר צריך לשלב גם חתימה או שימוש במצב קיוסק.

מצד שני, אם כל מה שאתם צריכים הוא שאלון קצר לשימוש חד-פעמי, כלי בסיסי יותר עשוי להיות מהיר וזול יותר מבחינת זמן ההקמה. אם העסק כבר עובד בתוך מערכת ניהול לקוחות או מערכת מסמכים עם טפסים מובנים, מעבר לאפליקציה נוספת עלול ליצור כפילות. היתרון שלה גדול כאשר היא מחליפה כמה שלבים, לא כאשר היא רק מוסיפה עוד מקום שבו צריך לבדוק מידע.

היא מתאימה במיוחד לעצמאים, צוותים קטנים, מארגני אירועים, נותני שירות ומי שמקבל שוב ושוב את אותם פרטים. היא פחות מתאימה למי שלא מוכן לתחזק את הטפסים שלו, לעדכן ניסוחים ולבדוק מדי פעם שהמסלול עדיין מובן. גם ארגון שזקוק לשליטה מתקדמת מאוד בתהליכים מורכבים צריך לבחון היטב אם אפליקציה סלולרית היא סביבת העבודה המרכזית הנכונה עבורו.

פרטים שכדאי לדעת לפני שמתחילים

האפליקציה מיועדת לגיל PEGI 3, פועלת במכשירים עם Android 7.0 ומעלה, והגרסה הנוכחית שלה היא 2.13.2. היא כבר נמצאת בשימוש רחב, עם יותר ממיליון התקנות, והממוצע שלה עומד על 4.7 מתוך 5 על בסיס כ-28 אלף דירוגים. המספרים האלה אינם מחליפים בדיקה של תהליך העבודה שלכם, אבל הם כן מצביעים על כך שלא מדובר בכלי ניסיוני או נישתי.

היא יצאה ב-16 ביוני 2019, ולכן יש לה היסטוריה ארוכה יחסית בשוק האפליקציות. מבחינתי, זה חשוב בעיקר למי שמחפש כלי שאפשר לבנות סביבו תהליך מתמשך ולא רק פתרון זמני. עדיין, לפני שמכניסים אותה לעבודה יומיומית, כדאי לבדוק את הטופס על המכשירים שבהם הלקוחות והעובדים באמת משתמשים.

שאלה טבעית היא האם אפשר להשתמש בה בלי להיות מומחה בטכנולוגיה. התשובה שלי היא כן, כל עוד מתחילים קטן. בניית טופס פשוט אינה דורשת להפוך למנהל מערכת, אבל תהליכים עם חתימות, כמה סוגי משתמשים או שימוש קבוע בקיוסק דורשים יותר תשומת לב. מי שמוכן לבדוק את המסלול בעצמו יגיע לתוצאה טובה בהרבה ממי שמפרסם טופס מיד לאחר יצירתו.

שאלה נוספת היא האם היא מתאימה רק לטפסים חיצוניים. מניסיוני, לא. טפסים פנימיים יכולים להיות שימושיים מאוד, במיוחד כאשר הצוות מפסיק להעביר בקשות דרך הודעות לא מסודרות. עם זאת, אם העובדים כבר מתעדים הכול במערכת ארגונית אחת, עדיף להימנע מיצירת ערוץ מקביל ללא סיבה ברורה.

ההמלצה שלי אחרי השימוש

Jotform - Form, Sign & Survey אינה מעניינת רק מפני שהיא יוצרת טפסים, אלא מפני שהיא מחברת בין איסוף מידע לבין פעולה שמגיעה אחריו. כאשר התהליך הנכון הוא “מילוי, אישור וחתימה”, היא יכולה לחסוך מעבר מיותר בין קבצים והודעות. כאשר צריך רק שאלה אחת או טופס זמני, היתרון הזה קטן בהרבה.

הדרך הטובה ביותר להתחיל היא לבחור משימה שחוזרת לפחות פעם בשבוע, לבנות לה טופס קצר, למלא אותו בעצמכם ולתת לאדם נוסף לנסות אותו בלי הסבר בעל פה. אם הוא נתקע, הטופס עדיין לא מוכן. לאחר מכן אפשר להוסיף חתימה, להפוך את התהליך לקיוסק או ליצור תבנית פנימית, אבל לא כדאי להתחיל מכל האפשרויות בבת אחת.

בשורה התחתונה, אני ממליץ עליה למי שהבעיה שלו היא לא מחסור בעוד אפליקציה, אלא יותר מדי צעדים קטנים סביב אותו מסמך. היא חוסכת זמן כאשר היא מחליפה תהליך מבולגן בתהליך אחד ברור, ומאכזבת כאשר משתמשים בה בלי להחליט מראש איזה מידע באמת צריך לאסוף. עבור עסק קטן או צוות שמנהל הרשמות, אישורים וסקרים באופן חוזר, זו בחירה מעשית וגמישה; עבור שימוש חד-פעמי ופשוט, פתרון בסיסי יותר עשוי להספיק.