NewTime - דיווח נו' לומן מד-עת

ניתוח מאת Appcrazy

כשאני פותח את NewTime - דיווח נו' לומן מד-עת, ברור מיד שהמטרה שלו ממוקדת: לעזור לעובדים לדווח על נוכחות, ולחברה לעקוב אחריה בצורה מסודרת יותר. זו אינה אפליקציה שמנסה להיות יומן משימות, מערכת תקשורת או כלי לניהול פרויקטים. היא שייכת לעולם העסקי, ומיועדת בעיקר לאנשים שהארגון שלהם עובד עם מערכת הנוכחות של לומן מד-עת.

הגישה הזאת מוצאת חן בעיניי. במקום להעמיס על המשתמש עשרות מסכים ותפריטים, האפליקציה מתמקדת בפעולה אחת חשובה: יצירת רישום נוכחות דיגיטלי. עם זאת, חשוב להבין את המשמעות המעשית של המיקוד הזה. אם מקום העבודה שלכם כבר משתמש בשירות של לומן מד-עת, האפליקציה עשויה להפוך את הדיווח היומי לנוח ונגיש יותר. אם אתם מחפשים מערכת עצמאית לניהול שעות, עובדים או משימות, היא כנראה לא תהיה הבחירה הטבעית.

היכולת המרכזית: דיווח נוכחות מהטלפון

הערך העיקרי של NewTime נמצא בכך שהטלפון הופך לנקודת הדיווח של העובד. במקום להסתמך על שעון נוכחות פיזי, גיליון ידני או הודעה למנהל, המשתמש יכול לבצע את פעולת הנוכחות מתוך אפליקציה ייעודית. זה שינוי קטן לכאורה, אבל הוא משפיע על שגרת העבודה: הדיווח נמצא באותו מכשיר שרוב האנשים מחזיקים ממילא לאורך היום.

בעיניי, היתרון החשוב אינו רק החיסכון בנייר או בהקלדה. החשיבות היא ביצירת הרגל ברור. העובד מגיע לעבודה, פותח את NewTime ומטפל בדיווח כחלק מתחילת יום העבודה. בסיום היום חוזרים לאותה פעולה. כאשר התהליך עקבי, קל יותר לצמצם מצבים שבהם שעות נרשמות מאוחר מדי או נשענות על זיכרון חלקי.

היישום מתאים במיוחד לארגונים שבהם העובדים אינם יושבים כולם ליד מחשב קבוע. עובד שנמצא בשטח, במשרד משתנה או בתפקיד שמצריך תנועה יכול ליהנות מנקודת גישה ניידת יותר. מצד שני, הניידות עצמה אינה פתרון קסם: היא מחייבת את העובד לזכור לבצע את הדיווח בזמן, ומחייבת את הארגון להגדיר נוהל ברור לגבי השימוש באפליקציה.

הנקודה החשובה ביותר היא שהאפליקציה אינה מחליפה מדיניות נוכחות; היא הופכת את ביצוע המדיניות לפעולה דיגיטלית נגישה. אם העובדים אינם יודעים מתי לדווח, מה לעשות במקרה של טעות או למי לפנות כאשר הרישום אינו מופיע, גם כלי פשוט עלול ליצור בלבול.

פרסומות

מה מרגיש שונה לעומת דיווח ידני

בדיווח ידני, העובד או המנהל צריכים לזכור לרשום שעות, לשמור את הרישום ולהעביר אותו הלאה. כל שלב נוסף מגדיל את הסיכוי לטעות. אפליקציה ייעודית מקצרת את הדרך בין רגע ההגעה או היציאה לבין יצירת הרישום. עבור משתמשים שמעדיפים לבצע פעולות קצרות מהטלפון, זה מרגיש טבעי יותר מגיליון אלקטרוני.

ההשוואה לשעון נוכחות פיזי מורכבת יותר. שעון קבוע יכול להיות פשוט מאוד לעובדים שנכנסים לאותו אתר מדי יום, ואינו תלוי בכך שכל אחד ימצא את הטלפון שלו. NewTime מעניקה יתרון בעיקר כאשר העבודה אינה מתרחשת סביב כניסה אחת קבועה. לכן לא הייתי מציג אותה כתחליף טוב יותר בכל מצב, אלא ככלי שמתאים במיוחד לסביבת עבודה מבוזרת או ניידת.

הציצו בבלוג שלנו

איך השימוש עובד בשגרת יום אמיתית

בתרחיש יומיומי, עובד מגיע בבוקר, פותח את האפליקציה ומבצע את פעולת הדיווח שהארגון הגדיר עבורו. בהמשך היום, כאשר הוא מסיים, הוא חוזר לאפליקציה ומדווח על היציאה. הרעיון פשוט, והפשטות הזו היא גם החוזקה וגם המבחן של המוצר: ככל שיש פחות צעדים מיותרים, כך גדל הסיכוי שהעובדים באמת ישתמשו בו באופן עקבי.

אני ממליץ למשתמש חדש לא להסתפק בהתקנה. כדאי לוודא כבר ביום הראשון שהחשבון שלו מחובר כראוי, שהארגון מופיע בצורה הנכונה ושברור לו מה נחשב דיווח תקין. אם יש נוהל פנימי לגבי הפסקות, עבודה מחוץ למשרד או תיקון דיווח, עדיף להבין אותו מראש ולא לחכות לרגע שבו מתגלה פער ברישום.

מבחינת מנהל, הערך המעשי תלוי באיכות המשמעת הארגונית סביב הכלי. האפליקציה יכולה לרכז את פעולת הדיווח במסגרת דיגיטלית, אבל היא אינה יכולה לגרום לעובד לדווח בזמן או להסביר בעצמה כל חריגה. לכן היא עובדת טוב יותר כאשר מצרפים אליה הוראות קצרות וברורות: מתי מדווחים, מה עושים אם שכחו, ואיך מטפלים ביום עבודה מיוחד.

יש כאן גם טיפ שימושי שאינו בולט מקריאת תיאור קצר בחנות: כדאי להפוך את הדיווח לעוגן קבוע בשגרה. למשל, לבצע אותו לפני פתיחת משימות הבוקר ולחזור עליו לפני שסוגרים את יום העבודה. כך לא מסתמכים על זיכרון אקראי. עבור עובדים שמחליפים מקומות עבודה במהלך היום, כדאי לקבוע לעצמם תזכורת אישית שאינה תלויה באפליקציה, משום שהרישום עצמו עדיין דורש פעולה יזומה.

מה לעשות כשמתרחשת טעות

טעות בדיווח היא מצב סביר בכל מערכת נוכחות. עובד עלול להיזכר רק בצהריים שלא ביצע את הפעולה, או לסיים את היום בלי לפתוח את האפליקציה. במקום להניח שהרישום יסתדר מעצמו, אני מציע לפנות מיד לנוהל הפנימי של מקום העבודה. חשוב לדעת מי מוסמך לתקן דיווחים ומה צריך לציין, כדי שהמעקב יישאר אמין.

הגישה הזו גם מגינה על העובד. תיקון שנעשה בסמוך לאירוע קל יותר להסביר מאשר ניסיון לשחזר שבוע שלם מהזיכרון. עבור מנהלים, רישום מסודר של חריגות ותיקונים עוזר להבדיל בין תקלה נקודתית לבין הרגל שימוש בעייתי. האפליקציה יכולה להיות נקודת ההתחלה של התהליך, אך האחריות הארגונית עדיין חשובה לא פחות.

משתמשים צריכים גם לזכור שהטלפון אינו תמיד זמין. סוללה חלשה, מכשיר שנשאר בבית או יום עבודה באזור עם תנאים לא נוחים עלולים להפריע לדיווח. לכן ארגון רציני צריך להחזיק דרך חלופית וברורה למקרים כאלה. זו אינה ביקורת ייחודית על NewTime; זו תוצאה טבעית של מעבר מדיווח פיזי לדיווח דרך מכשיר אישי.

התרחיש שבו NewTime באמת בולטת

התרחיש החזק ביותר בעיניי הוא ארגון שבו העובדים אינם מתחילים ומסיימים תמיד באותו שולחן או באותו שער. נניח שעובד שירות יוצא בבוקר לפגישה אצל לקוח, ממשיך לאתר אחר ורק אחר כך חוזר למשרד. שעון נוכחות קבוע עלול להיות פחות נוח עבורו, וגיליון שעות עלול להפוך למשימה שנדחית לסוף השבוע. אפליקציה בטלפון מציבה את הדיווח קרוב יותר לרגע העבודה עצמו.

גם צוות קטן עם כמה עובדים ניידים יכול להפיק מכך תועלת. במקום שכל עובד ישלח הודעה אחרת למנהל, כולם מקבלים מסלול פעולה אחיד. האחידות הזו מפחיתה את התלות בזיכרון של אדם מסוים ומקלה על מי שמרכז את נתוני הנוכחות. היא גם יוצרת ציפייה ברורה אצל העובדים: הדיווח אינו בקשה מיוחדת בכל יום, אלא חלק קבוע מהעבודה.

התרחיש פחות משכנע כאשר כל העובדים נכנסים לאותו משרד, עוברים ליד מערכת נוכחות קבועה וממילא עובדים מול מחשב. במצב כזה, היתרון של טלפון אישי עשוי להיות קטן, ולעיתים שעון פיזי יהיה מהיר וברור יותר. אם הארגון כבר מחזיק תהליך יציב שאיש אינו מתקשה בו, המעבר לאפליקציה צריך להצדיק את עצמו בשיפור ממשי ולא רק בתחושה שהפתרון חדש יותר.

עוד מצב שבו כדאי לחשוב היטב הוא עבודה משותפת של אנשים עם רמות שונות של נוחות טכנולוגית. עובדים צעירים או כאלה שמשתמשים באפליקציות מדי יום עשויים להסתגל במהירות, בעוד שאחרים יצטרכו הדרכה קצרה ותזכורת בתקופת המעבר. ההמלצה שלי היא להתחיל בהסבר מעשי, לא במדריך ארוך: להראות את רצף הפעולות, להסביר מה עושים במקרה של טעות ולוודא שהעובד יודע למי לפנות.

השפעה על מנהלים ועל צוותים קטנים

בצוות קטן, כל דיווח חסר מורגש מהר. מנהל שמנהל את הנוכחות דרך הודעות, קבצים ושיחות עלול לבזבז זמן על שאלות חוזרות. NewTime יכולה לעזור ליצור נקודת עבודה אחידה, במיוחד כאשר העובדים נמצאים במקומות שונים. החיסכון אינו בהכרח פעולה אחת גדולה, אלא פחות רדיפה אחרי מידע בסיסי במהלך החודש.

עם זאת, לא הייתי משתמש בה לבדה כתחליף לכל מערכת ניהול עובדים בארגון מורכב. כאשר יש צורך בתהליכי משאבי אנוש רחבים, אישורי חופשה, תכנון משמרות או ניתוחים מפורטים, כלי ייעודי לנוכחות עשוי להיות רק חלק מהפתרון. היתרון של NewTime הוא במיקוד שלה, ולכן מי שמצפה ממנה להיות מערכת עסקית כוללת עלול להתאכזב.

המחיר של הפשטות: מגבלות שכדאי להכיר

היותה של NewTime אפליקציה ממוקדת היא יתרון למי שצריך דיווח נוכחות ותו לא, אבל היא גם מגדירה את גבולות השימוש. משתמש פרטי אינו יכול פשוט להתקין אותה ולצפות לקבל מערכת מלאה לניהול שעות בלי קשר לארגון. היא הגיונית בעיקר כחלק מהסדר העבודה של חברה שמשתמשת בשירות של לומן מד-עת.

תלות כזו בסביבת העבודה יכולה להיות חיסרון. אם הארגון אינו מסביר את תהליך ההתחברות, אם העובד אינו משויך כראוי או אם קיימת אי-הבנה לגבי אופן הדיווח, חוויית השימוש נפגעת גם כאשר האפליקציה עצמה פשוטה. לכן לפני שממליצים עליה לעובד חדש, כדאי שהמעסיק יכין תהליך קליטה מסודר ולא יסתפק באמירה כללית כמו “תוריד את האפליקציה”.

יש גם trade-off ברור בין ניידות לבין תלות במכשיר. טלפון אישי נוח יותר משעון קבוע עבור עובדים בתנועה, אך הוא גם פריט שעלול להישכח, להינזק או להיות ללא סוללה. ארגון שמאמץ את NewTime צריך להחליט מראש מהו גיבוי סביר. בלי גיבוי, כל חריגה קטנה עלולה להפוך לשיחה מיותרת בין העובד למנהל.

מגבלה נוספת קשורה לתחושת המשתמש. חלק מהעובדים עשויים להרגיש שדיווח דרך הטלפון הופך את המכשיר האישי לחלק חזק יותר ממעקב העבודה. גם אם מבחינה תפעולית זה נוח, כדאי שהארגון יסביר בשקיפות מה מצופה מהעובד ומה אינו נדרש ממנו. בהיעדר הסבר, כלי שנועד לפשט נוכחות עלול לעורר חששות שאפשר היה למנוע בשיחה קצרה.

בהשוואה לגיליון אלקטרוני, NewTime עדיפה כאשר רוצים שהעובד יבצע דיווח בזמן ולא ימלא שעות בדיעבד. בהשוואה לשעון פיזי, היא עדיפה כשיש עבודה מחוץ לאתר קבוע. בהשוואה למערכת משאבי אנוש רחבה, היא עשויה להיות פחות מתאימה לארגון שצריך הרבה מעבר לרישום נוכחות. זו אינה תחרות של “הכי טובה”, אלא התאמה בין כלי לבין סביבת העבודה.

למי היא מתאימה, ולמי עדיף לבחור אחרת

הייתי ממליץ על NewTime לעובדים שהחברה שלהם כבר עובדת עם לומן מד-עת, במיוחד כאשר הם מדווחים ממקומות משתנים או אינם ניגשים מדי יום לעמדת נוכחות קבועה. היא מתאימה גם לצוותים שרוצים להפסיק להסתמך על הודעות פרטיות, טפסים ידניים או זיכרון של מנהל אחד.

היא יכולה להתאים גם לארגון קטן שמחפש התחלה ממוקדת. במקום להטמיע מערכת גדולה עם תהליכים רבים, אפשר לבנות סביב דיווח הנוכחות נוהל פשוט: פעולה בתחילת העבודה, פעולה בסופה, ודרך ברורה לטיפול בחריגות. במקרה כזה, העובדה שהאפליקציה חינמית למשתמש היא יתרון נגיש, אף שהשימוש עדיין תלוי במסגרת הארגונית שבה היא פועלת.

מצד שני, הייתי מציע למשתמש פרטי לדלג עליה אם אין לו קשר למעסיק שמשתמש בשירות המתאים. גם עובד שמחפש כלי אישי למעקב אחר שעות עשוי למצוא פתרון עצמאי מתאים יותר, משום שכאן הדגש הוא על נוכחות במסגרת חברה ולא על ניהול אישי של זמן עבודה.

ארגון עם דרישות מורכבות מאוד צריך לבחון אם כלי ממוקד מספיק עבורו. אם המטרה היא רק להחליף דיווח ידני, NewTime עשויה להיות בחירה הגיונית. אם נדרשת מערכת רחבה שמרכזת תהליכים רבים סביב עובדים, ייתכן שפתרון ארגוני מקיף יותר יהיה נכון, גם אם הוא פחות פשוט בתחילת הדרך.

פרטים מעשיים לפני שמתחילים

האפליקציה פותחה על ידי LUMEN LTD, והיא זמינה ללא תשלום. היא מדורגת PEGI 3, כך שהדירוג הגילי שלה אינו מציב מגבלה משמעותית בפני המשתמשים שאליהם היא מיועדת. היא פועלת במכשירי אנדרואיד עם מערכת הפעלה 5.0 ומעלה, נקודה שכדאי לבדוק עבור מכשירים ישנים בארגון.

היישום הושק ב־27 באפריל 2020, והגרסה הנוכחית שלו היא 3.4.6. בחנות הוא מחזיק ממוצע של 4.0 מתוך 5, עם סביב חמישים דירוגים ועשרים ביקורות, ונרשם עם יותר מעשרת אלפים התקנות. המספרים האלה מצביעים על מוצר שנמצא בשימוש אמיתי, אך לא על כלי צרכני ענק שכל עובד כבר מכיר. לכן הדרכה ארגונית עדיין חשובה.

בפועל, הייתי בודק שלושה דברים לפני פריסה רחבה: האם לכל העובדים יש מכשיר מתאים, האם כולם יודעים את רצף הדיווח, והאם קיים פתרון למקרה שבו הטלפון אינו זמין. שלושת הבדיקות האלה חשובות יותר מהתרשמות ראשונית ממסך כזה או אחר, משום שהצלחת מערכת נוכחות נמדדת בעיקר בעקביות השימוש.

המסקנה שלי אחרי בחינת השימוש

NewTime אינה מנסה לפתור את כל עולם העבודה, וזה בדיוק מה שהופך אותה לשימושית בתנאים הנכונים. היכולת המרכזית שלה היא להפוך את דיווח הנוכחות לפעולה ניידת וממוקדת. עבור עובד שנמצא בתנועה, או עבור צוות שרוצה להפסיק לנהל שעות דרך הודעות וגיליונות, זה יכול להיות שיפור יומיומי מורגש.

ההמלצה שלי חיובית, אבל ממוקדת: כדאי לבחור בה כאשר הארגון כבר נמצא בסביבה של לומן מד-עת, כאשר ניידות העובדים היא חלק מהאתגר, וכאשר מוכנים להגדיר נוהל ברור. לא הייתי מתקין אותה כפתרון אישי אקראי ולא הייתי מצפה ממנה להחליף מערכת משאבי אנוש מלאה.

אם אתם מנהלים צוות, ההצלחה תגיע פחות מההתקנה עצמה ויותר מההרגל שתבנו סביבה. הסבירו לעובדים מתי לדווח, מה עושים במקרה של שכחה, ואיך מתקנים חריגה. אם אתם עובדים, הפכו את הדיווח לפעולה קבועה בתחילת היום ובסיומו, ואל תחכו לסוף החודש כדי לבדוק שהכול מסודר.

בשורה התחתונה, NewTime - דיווח נו' לומן מד-עת היא אפליקציית נוכחות עסקית ממוקדת, חינמית ונגישה, שהערך שלה תלוי מאוד בהתאמה בין הכלי לבין שיטת העבודה של הארגון. כאשר ההתאמה קיימת, היא מצמצמת חיכוך ומכניסה סדר לדיווח. כאשר אין צורך בניידות או בחיבור למסגרת של לומן מד-עת, עדיף לבחור פתרון אחר שמותאם יותר לצורך האישי או הארגוני.