פיס מובייל

ניתוח מאת Appcrazy

פיס מובייל היא אפליקציה פנימית של מפעל הפיס, ולכן כבר מהרגע הראשון ברור שהיא לא מיועדת לכל מי שמחפש כלי עסקים כללי או אפליקציה לצרכנים. אני רואה בה כלי עבודה ממוקד למקדמי מכירות של הארגון, וההבדל הזה חשוב מאוד לפני שמתקינים אותה. אם אתם עובדים בתפקיד הרלוונטי, היא עשויה להיות חלק שימושי משגרת העבודה; אם לא, אין כאן סיבה אמיתית להוריד אותה רק בגלל השם המוכר.

הגישה שלי לאפליקציה כזאת מתחילה באמון ובציפיות נכונות. אפליקציה פנים-ארגונית אינה נמדדת באותה צורה כמו אפליקציית קניות, בנק או רשת חברתית. היא צריכה להיות ממוקדת, מהירה וברורה לאנשים שמבצעים משימות הקשורות לעבודה. מצד שני, דווקא משום שהיא מיועדת לסביבת עבודה, חשוב לדעת מי אמור להשתמש בה, אילו פעולות זמינות למשתמש ומה קורה למידע במהלך השימוש. בפיס מובייל כדאי להיכנס עם ההבנה שמדובר בכלי עבודה ייעודי, ולא במוצר פתוח לקהל הרחב.

מה מקבלים בפועל כשניגשים אליה ככלי עבודה

היישום פותח על ידי מפעל הפיס ומופיע בחנות תחת השם הקצר “פיס מובייל”. הוא מסווג בתחום העסקי, מוצע ללא תשלום ומדורג לגיל PEGI 3. מבחינתי, הפרטים האלה מספרים סיפור פשוט: האפליקציה נועדה לסביבת עבודה ארגונית, ולא לבידור או לשימוש אישי. גם אם ההתקנה עצמה אינה כרוכה בתשלום, הערך שלה תלוי כמעט לחלוטין בשאלה אם יש לכם קשר מקצועי לתפקיד של מקדם מכירות במפעל הפיס.

האפליקציה זמינה למכשירים עם מערכת הפעלה 8.0 ומעלה, והגרסה הנוכחית שלה היא 5.1. זה נתון שכדאי לבדוק לפני שמנסים להתקין אותה על מכשיר ישן, במיוחד אם מדובר בטלפון עבודה שלא מתעדכן באופן קבוע. במכשיר נתמך, השאלה החשובה יותר אינה אם אפשר להוריד אותה, אלא אם יש לכם הרשאת שימוש או מסגרת ארגונית שמאפשרת לה להתחבר לסביבת העבודה המתאימה.

היקף השימוש בחנות עומד על יותר מעשרת אלפים התקנות, עם ממוצע של 4.0 מתוך 5 על בסיס עשרות דירוגים. אני לא מפרש את המספרים האלה כהוכחה לכך שהאפליקציה מושלמת, אבל הם כן מצביעים על כך שהיא אינה מוצר נטוש לחלוטין או פתרון שנשאר רק על הנייר. מספר הביקורות המצומצם יחסית אומר שהחוויה האישית יכולה להשתנות לפי תפקיד, מכשיר והרשאות, ולכן לא הייתי מקבל החלטה רק לפי הציון.

למי היא מתאימה ולמי עדיף לוותר

הקהל הטבעי של פיס מובייל הוא מקדמי מכירות של מפעל הפיס שצריכים כלי נייד במהלך יום העבודה. עבורם, היתרון המרכזי הוא האפשרות לרכז פעולות הקשורות לתפקיד במקום לנהל הכול דרך שיחות, פתקים, הודעות או מערכות שאינן מותאמות למסך קטן. גם אם אתם משתמשים בה רק בנקודות מסוימות במהלך היום, עצם קיומו של כלי ייעודי עשוי להפחית את הצורך לעבור בין כמה פתרונות.

פרסומות

לעומת זאת, עובד שאינו מקדם מכירות, לקוח פרטי או אדם שמחפש מידע כללי על מפעל הפיס כנראה לא יפיק ממנה תועלת. זו אינה חלופה טבעית לאפליקציה צרכנית, לאפליקציית ניהול משימות אישית ולא לכלי CRM כללי. אם המטרה שלכם היא לעקוב אחרי פגישות, לנהל אנשי קשר או לארגן מכירות בעסק עצמאי, פתרון עסקי רחב יותר יהיה בדרך כלל מתאים וגמיש יותר.

גם מנהל שמחפש מערכת מלאה לצוות גדול צריך להגדיר ציפיות בזהירות. אפליקציה ייעודית לתפקיד מסוים יכולה להיות יעילה מאוד במשימה שלה, אבל היא לא בהכרח מחליפה מערכת ניהול מרכזית, דוחות מתקדמים או כלי תקשורת ארגוני. היתרון שלה הוא במיקוד; אותו מיקוד יכול להפוך לחיסרון כאשר העבודה חורגת מהתרחיש שלשמו היא נבנתה.

הציצו בבלוג שלנו

תרחיש יומיומי שבו המיקוד שלה באמת מועיל

דמיינו מקדם מכירות שמתחיל את היום בכמה נקודות עבודה שונות. במקום להסתמך על זיכרון, מחברת והודעות מפוזרות, הוא פותח את האפליקציה במכשיר העבודה ובודק מה נדרש ממנו במסגרת התפקיד. במהלך היום הוא יכול לחזור אליה כאשר הוא צריך לבצע פעולה הקשורה לעבודה, ולאתר את המידע הרלוונטי מתוך כלי אחד. הערך כאן אינו בהכרח במספר האפשרויות, אלא בכך שהכלי נמצא בכיס ומכוון לתפקיד הספציפי.

התרחיש הזה גם ממחיש מתי האפליקציה פחות נוחה. אם העובד נדרש לעבור בין פיס מובייל, מערכת ארגונית אחרת, שיחות טלפון וטפסים חיצוניים, האפליקציה לבדה לא תפתור את כל עומס העבודה. לכן אני ממליץ להשתמש בה כמרכז הפעולות שהיא כן מכסה, ולא לנסות להפוך אותה ליומן, למחסן מסמכים או למערכת ניהול כוללת אם היא לא נועדה לכך.

אמון מתחיל בהרשאת שימוש ברורה

באפליקציה פנימית, בקרת הגישה חשובה לא פחות מהממשק. לפני שמכניסים פרטים או מנסים לבצע פעולה, כדאי לוודא שאתם משתמשים במכשיר העבודה המתאים ושיש לכם חשבון או הרשאה שניתנו במסגרת הארגון. אם ההתחברות אינה עובדת, לא הייתי מנסה לעקוף את התהליך באמצעות חשבון של אדם אחר או באמצעות הזנת פרטים אקראיים. פעולה כזאת עלולה ליצור בלבול בין משתמשים ולפגוע באמינות המידע.

ההרגל הנכון הוא לבדוק מי ביקש מכם להתקין את האפליקציה, מאיזה מקור קיבלתם את ההנחיה ומה בדיוק מצופה מכם לעשות לאחר ההתקנה. אם קיבלתם מכשיר משותף או מכשיר שעבר לעובד אחר, חשוב במיוחד לוודא שהחשבון הקודם אינו נשאר פעיל. זהו צעד בסיסי, אבל בסביבת עבודה הוא יכול להיות משמעותי יותר מכל שינוי קטן בעיצוב.

אני גם ממליץ להפריד בין שימוש אישי לשימוש מקצועי. אם האפליקציה מותקנת על טלפון פרטי, כדאי לשים לב מתי אתם נכנסים אליה, אילו פרטים אתם מקלידים והאם אתם משאירים את המכשיר פתוח לאחר סיום משימה. השליטה החשובה ביותר מתחילה בהרגלי שימוש פשוטים ולא רק בכפתור בתוך האפליקציה.

רגעים רגישים שבהם כדאי לעצור ולבדוק

כל אפליקציה עסקית עשויה להפוך לרגישה יותר כאשר מזינים פרטי עבודה, מזהים של משתמשים או מידע הקשור לפעילות בשטח. בפיס מובייל הייתי נוהג באותה זהירות שהייתי נוקט בכל כלי ארגוני: לא משתף צילום מסך בלי צורך, לא מעביר סיסמה בהודעה ולא משאיר את המכשיר ללא נעילה במקום ציבורי. אלה אינם פרטים נוצצים, אבל הם משפיעים ישירות על רמת השליטה שלכם.

כדאי גם לבדוק היטב כל מסך לפני אישור. במכשיר קטן, שדות, כפתורים והודעות יכולים להיראות צפופים יותר מאשר במחשב. אם הפעולה קשורה לרישום, עדכון או שליחה, עצירה קצרה לפני האישור יכולה למנוע שגיאה. אני מעדיף לבצע פעולות כאלה במקום עם קליטה יציבה, כאשר אין לחץ של תור או של מעבר מהיר בין משימות.

אם האפליקציה מבקשת גישה כלשהי במכשיר, אני ממליץ לקרוא את בקשת ההרשאה ולשאול את עצמכם אם היא הגיונית ביחס לפעולה שאתם עומדים לבצע. אין צורך לאשר אוטומטית כל בקשה רק מפני שהאפליקציה קשורה לעבודה. מצד שני, לא נכון להסיק שכל בקשה היא בעייתית; לפעמים הרשאה מסוימת נחוצה לפעולה מסוימת. הגישה המאוזנת היא לאשר רק מה שמובן לכם ורלוונטי לשימוש.

איך לשמור על שליטה במהלך יום העבודה

אחד הטיפים המעשיים שלי הוא להקדיש דקה בתחילת המשמרת לבדיקת מצב החשבון והמסכים המרכזיים, במקום לפתוח את האפליקציה רק בזמן לחץ. כך אפשר לזהות מוקדם אם יש בעיית התחברות, מידע לא מעודכן או צורך לפנות לגורם אחראי. בסוף היום, כדאי לצאת מהחשבון אם המכשיר משותף, ולנעול את הטלפון גם אם אתם מתכננים לחזור אליו בעוד זמן קצר.

טיפ נוסף הוא לא להשתמש בפיס מובייל כתחליף לזיכרון ארגוני אישי. אם יש פעולה חשובה, אפשר לרשום לעצמכם תזכורת נפרדת בהתאם לנהלי העבודה, אבל לא להעתיק פרטים רגישים לאפליקציות פרטיות רק כדי שיהיה נוח יותר. עדיף להחזיק מינימום מידע במקומות נוספים. כך, אם הטלפון אבד או הוחלף, מצמצמים את כמות המידע שמפוזרת מחוץ למסגרת העבודה.

במכשיר פרטי, כדאי להפריד בין התראות עבודה להתראות אישיות ככל שהמערכת מאפשרת זאת. ההפרדה הזו אינה הופכת את האפליקציה לבטוחה יותר מעצמה, אבל היא מקלה להבין מתי נדרש טיפול ומתי מדובר בהודעה אישית. היא גם מונעת מצב שבו הודעה מקצועית נבלעת בין התראות רבות, או שמידע הקשור לעבודה מופיע על מסך נעילה במקום שאנשים אחרים יכולים לראות.

הבדל מול החלופות הרגילות בתחום העסקי

בהשוואה לאפליקציות עסקיות כלליות, פיס מובייל מציעה לכאורה יתרון ברור של התאמה לתפקיד ולארגון. כלי כללי דורש בדרך כלל להגדיר שדות, תהליכים והרשאות בעצמכם, בעוד שכלי פנימי יכול להיות ממוקד יותר במה שהעובד צריך לבצע. עבור מקדם מכירות של מפעל הפיס, זה עשוי לחסוך זמן ולהפחית את הצורך לאלתר תהליך עבודה.

המחיר של המיקוד הוא גמישות מוגבלת. באפליקציית משימות, CRM או גיליון עבודה אפשר להתאים את המבנה לצרכים שונים, לשלב מידע ממקורות אחרים ולשנות את שיטת העבודה. בפיס מובייל, המשתמש תלוי יותר במה שהארגון הגדיר עבורו. זו לא ביקורת על עצם הבחירה, אלא שיקול חשוב: אם התפקיד שלכם משתנה לעיתים קרובות או כולל עבודה שאינה קשורה לקידום מכירות במפעל הפיס, כלי כללי עשוי להתאים לכם יותר.

גם מול עבודה באמצעות שיחות, הודעות ופתקים, אפליקציה ייעודית יכולה להיות עדיפה כאשר צריך עקביות. הודעה פרטית נוחה לרגע, אבל קשה יותר לאתר אותה אחר כך, ולעיתים היא נשארת אצל אדם אחד בלבד. כלי ארגוני מרכזי יכול לצמצם את התלות בזיכרון ובהעברת מידע ידנית. עם זאת, הוא יעיל רק כאשר כל המשתמשים עובדים לפי אותו תהליך ומבינים מה צריך לעדכן בו.

מה לעשות כשהשימוש לא זורם

אם האפליקציה אינה נפתחת או שההתחברות נכשלת, כדאי להתחיל בבדיקות פשוטות: מערכת ההפעלה צריכה להיות נתמכת, החיבור לרשת צריך להיות יציב, והחשבון צריך להיות החשבון הארגוני הנכון. אין טעם למחוק ולהתקין שוב ושוב לפני שבודקים את הדברים האלה. התקנה מחדש יכולה לפתור תקלה נקודתית, אבל היא לא תפתור בעיית הרשאה או חשבון שגוי.

במכשיר ישן, גם כאשר הגרסה המותקנת עומדת בדרישת המערכת, חוויית השימוש עלולה להיות פחות נוחה בגלל ביצועים, מקום פנוי או סוללה חלשה. במקרה כזה, מכשיר עבודה עדכני יותר עשוי לשפר את ההתנהלות הרבה יותר מניסיון לשנות את כל שיטת העבודה. אם אתם עובדים בשטח, כדאי גם להיערך למצבים שבהם הקליטה חלשה ולא להמתין לרגע האחרון כדי לבצע פעולה חשובה.

כאשר מופיעה הודעה שאינה ברורה, עדיף לתעד את המסך ולפנות לגורם התמיכה הארגוני, תוך הימנעות משליחת סיסמאות או פרטים שאינם נחוצים. תיעוד מדויק של מה שעשיתם, באיזה מסך נעצרתם ומה ניסיתם לבצע יקצר בדרך כלל את הדרך לפתרון. זהו שימוש חכם יותר בתמיכה מאשר הודעה כללית כמו “זה לא עובד”.

האם היא מתאימה גם למי שמעדיף פשטות

מי שמעדיף אפליקציות פשוטות עשוי להעריך את העובדה שפיס מובייל אינה מנסה להיות רשת חברתית או פלטפורמה עמוסה. כלי פנימי מוצלח צריך להוביל את המשתמש לפעולה בלי להסיח אותו. מצד שני, פשטות אינה אומרת שכל מסך יהיה מובן מיד, במיוחד למשתמש חדש שאינו מכיר את הנהלים הארגוניים שמאחורי האפליקציה.

לכן, אם אתם מתחילים להשתמש בה, אני ממליץ לא ללמוד אותה באמצע משימה דחופה. הקדישו זמן לעבור על המסכים, להבין אילו פעולות אתם מבצעים באופן קבוע ולשאול את הממונה עליכם מהו התהליך הנכון. כך לא תצטרכו לנחש אם פעולה מסוימת הסתיימה, אם היא דורשת אישור נוסף או אם צריך לעדכן גורם אחר בנפרד.

הנקודה הזו חשובה במיוחד מפני שאפליקציה פנים-ארגונית אינה עומדת לבדה. חלק מהמשמעות של כל פעולה מגיע מהנהלים של הארגון, מהאחריות של המשתמש ומהאופן שבו הצוות משתף מידע. היא יכולה לתמוך בעבודה מסודרת, אבל היא לא מחליפה שיקול דעת או תהליך ברור.

התרשמות מאוזנת מהשימוש והאמון

אחרי שבוחנים את פיס מובייל לפי הייעוד שלה, אני רואה מוצר ממוקד יותר מאשר אפליקציה רחבה. זה יתרון למשתמש הנכון: מקדם מכירות של מפעל הפיס שמקבל כלי הקשור לעבודה שלו, במקום לאלתר פתרון באפליקציה כללית. העובדה שהיא זמינה בחינם והדרישה הטכנית שלה אינה מיועדת רק למכשירים חדשים במיוחד עשויות להקל על כניסה לשימוש, כל עוד המכשיר והחשבון מתאימים.

החיסרון העיקרי הוא שהערך שלה תלוי במסגרת הארגונית. משתמש חיצוני לא ימצא בה בהכרח שימוש, ועובד שזקוק לניהול רחב של לקוחות, משימות ודוחות עשוי להרגיש מוגבל אם ינסה להסתמך עליה לבדה. גם הציון הממוצע של 4.0 אינו סיבה להתעלם מחיכוכים אפשריים; מספר הדירוגים אינו גדול, ולכן אני מעדיף לבחון את ההתאמה לתפקיד ואת נוחות השימוש בפועל.

מבחינת אמון, אני ממליץ על שימוש זהיר ומודע: לבדוק הרשאות, לשמור על חשבון אישי, להימנע משיתוף פרטים ולהשתמש רק בפעולות שרלוונטיות לתפקיד. אלה צעדים שנכונים לכל אפליקציה עסקית, אבל הם מקבלים משקל מיוחד כאשר עובדים מחוץ למשרד ובמכשיר שנמצא איתכם כל היום.

השורה התחתונה למשתמש המתאים

פיס מובייל היא בחירה הגיונית למקדמי מכירות של מפעל הפיס שמחפשים כלי נייד הקשור ישירות לעבודה שלהם. אני ממליץ עליה לקהל הזה, בתנאי שמקבלים הרשאה מסודרת, משתמשים במערכת ההפעלה המתאימה ושומרים על הפרדה בין מידע מקצועי לאישי. היא אינה אפליקציה שהייתי מתקין סתם כך, והיא גם לא תחליף טוב לכלי עסקי כללי עבור מי שאינו חלק מהמסגרת הרלוונטית.

אם אתם משתמשים פוטנציאליים, התחילו בבדיקה פשוטה: האם התפקיד שלכם באמת דורש את האפליקציה, האם יש לכם חשבון ארגוני פעיל והאם אתם יודעים למי לפנות במקרה של תקלה. לאחר מכן, למדו את הפעולות המרכזיות בלי לחץ, בדקו כל אישור לפני שליחה ונעלו את המכשיר בסיום. כך תוכלו ליהנות מהיתרון של כלי ייעודי בלי להרחיב את השימוש מעבר למה שנחוץ.

בעיניי, זו אפליקציה שמתאימה יותר למי שצריך אותה מאשר למי שסקרן לגביה. עבור המשתמש הנכון, המיקוד הארגוני הוא הסיבה המרכזית לתת לה מקום בשגרת העבודה; עבור כל השאר, עדיף לבחור פתרון צרכני או עסקי שמיועד מראש לצרכים שלהם.