Microsoft OneNote: Save Notes

נותח על ידי Appcrazy

אם אתם מחפשים מקום אחד לרשום בו רעיונות, לשמור מידע ולחזור אליו אחר כך, Microsoft OneNote הוא מסוג האפליקציות שאני ממליץ לנסות לפני שמתחילים לפזר פתקים בין אפליקציית פתקים, הודעות לעצמכם וקבצים אקראיים. אני משתמש בו כמעין מחברת דיגיטלית גמישה: לא רק שורה קצרה של טקסט, אלא מקום שאפשר לבנות בו עמודים לפי נושאים, לשלב בהם מחשבות, רשימות וחומרי עבודה, ולשתף אותם כשצריך.

הוא פותח על ידי Microsoft Corporation ומשתייך לאפליקציות לשיפור הפרודוקטיביות. המחיר שלו הוא חינם, דירוג המשתמשים הממוצע שלו עומד על 4.5, והוא כבר הגיע ליותר ממיליארד התקנות. אלה נתונים מרשימים, אבל מבחינתי השאלה החשובה יותר היא אם הוא מתאים לאופן שבו אתם באמת חושבים ועובדים. התשובה הקצרה: כן, במיוחד אם אתם אוהבים לארגן מידע לפי מחברות ועמודים, ופחות אם אתם רוצים רשימת משימות מינימלית שנפתחת ונעלמת בלי שום מבנה.

מה מחכה לכם מהרגע הראשון

OneNote מרגיש יותר כמו מחברת מאשר כמו רשימת פתקים רגילה. במקום לפתוח מסך אחד עם רצף של תזכורות, אתם מקבלים סביבת עבודה שבה אפשר להפריד בין נושאים. אפשר לחשוב על מחברת ללימודים, מחברת לעבודה, מחברת לתכנון אישי או אפילו אוסף רעיונות לפרויקט. בתוך כל מחברת נמצאים עמודים, והעמודים האלה הם המקום שבו התוכן עצמו מקבל צורה.

הגישה הזאת שימושית מפני שהיא מתאימה למידע שלא תמיד נכנס למשפט אחד. למשל, כשאני מתכנן טיול, לא הייתי רוצה להחזיק פתק אחד ארוך עם כתובות, רעיונות, רשימת ציוד ושאלות פתוחות. ב-OneNote אפשר לתת לכל חלק עמוד משלו, או להשאיר הכול בעמוד אחד אם זה נוח יותר. הגמישות הזאת היא כוח גדול, אבל היא גם יכולה להרגיש מעט פתוחה מדי למי שמצפה שמישהו אחר יחליט עבורו איך לסדר את הדברים.

היישום מתאים לכתיבת הערות, לארגון רעיונות ולשיתוף מידע. הוא יכול לשמש סטודנטים שמרכזים חומר לפי קורסים, עובדים שמנהלים סיכומי פגישות, הורים ששומרים רשימות הקשורות לבית, או כל אדם שרוצה להפסיק לחפש מידע בתוך שיחות והודעות. היתרון האמיתי שלו הוא לא עצם הכתיבה, אלא היכולת להפוך אוסף של מחשבות למבנה שאפשר להמשיך לפתח.

הוא גם לא מנסה להיות בדיוק אותו דבר כמו אפליקציית פתקים בסיסית. אפליקציה פשוטה מתאימה מאוד לרשימת קניות, מספר טלפון או תזכורת של רגע. OneNote מתאים יותר למידע שנשאר איתכם, משתנה בהדרגה או מכיל כמה שכבות. אם אתם רק צריכים לכתוב “לקנות חלב”, המערכת עלולה להרגיש כבדה יותר מהנדרש. אם אתם צריכים לשמור תהליך, רעיון או נושא שלם, היא מתחילה להצדיק את עצמה.

פרסומות

למי הוא מתאים במיוחד

אני חושב שהוא מתאים מאוד למי שעובד בכמה מכשירים ורוצה להפסיק להסתמך על הזיכרון כדי לדעת איפה נשמר כל דבר. הוא גם בחירה טובה למי שלא אוהב היררכיה קשיחה מדי. אפשר להתחיל בעמוד פשוט, ורק כשהתוכן גדל להוסיף מחברות, מקטעים ועמודים מסודרים יותר. אין צורך לבנות מערכת מושלמת ביום הראשון.

מצד שני, מי שמחפש מנהל משימות מלא עם תאריכי יעד, תזכורות ותצוגת עבודה יומית עשוי להעדיף כלי ייעודי למשימות. גם מי שאוהב ממשק נקי מאוד, שבו יש רק רשימה קצרה של פתקים, עלול להרגיש ש-OneNote מציע יותר אפשרויות ממה שהוא צריך. אני לא רואה בזה חסרון מוחלט; זו פשוט בחירה בין גמישות לבין פשטות.

הציצו בבלוג שלנו

מהתקנה למחברת שימושית ראשונה

התחלה רגועה בלי לנסות לסדר את כל החיים

אחרי ההתקנה, ההמלצה שלי היא לא להתחיל בהעברת כל ההערות הישנות. זה נשמע יעיל, אבל בפועל קל מאוד ליצור עומס עוד לפני שמבינים איך רוצים לעבוד. עדיף לפתוח נושא אחד שמעסיק אתכם עכשיו ולבנות סביבו מחברת או עמוד. כך תרגישו את הזרימה של האפליקציה דרך שימוש אמיתי, ולא דרך סידור ארכיון.

הצעד הראשון שלי היה לבחור משימה שיש לה תוצאה ברורה: תכנון שבוע עמוס. פתחתי מחברת אישית, יצרתי עמוד לתכנון השבוע, וחילקתי אותו לאזורים כמו עבודה, סידורים ורעיונות. לא ניסיתי להפוך את העמוד לטבלה מושלמת. כתבתי את הדברים כפי שהם עלו לי, ואז סידרתי אותם. זו דרך טובה להבין ש-OneNote לא מחייב אתכם לחשוב בצורה ליניארית מהרגע הראשון.

בשלב הזה כדאי לבחור שמות ברורים. “רעיונות”, “שונות” ו“חשוב” נשמעים נוחים בהתחלה, אבל אחרי זמן קצר הם הופכים למגירות שקשה לחפש בהן. שם כמו “תכנון מעבר דירה” או “סיכומי פגישות לקורס” נותן לעמוד תפקיד ברור. אם אתם עדיין לא יודעים איך הנושא יתפתח, שם זמני הוא בסדר; פשוט כדאי לחזור אליו כשהעמוד מתחיל להתמלא.

פרסומות

הגרסה הנוכחית היא 16.0.19929.20122, והאפליקציה זמינה לקהל רחב מאוד. היא מסומנת בדירוג גיל PEGI 3, כך שהיא אינה מוצגת ככלי שמיועד רק למבוגרים. בפועל, ההתאמה שלה לילדים תלויה במה ששומרים בה ובאופן שבו משתמשים בה, אבל הממשק יכול להתאים גם למי שמתחיל בגיל צעיר ללמוד איך לארגן חומר.

הפעולה הראשונה שבאמת מוכיחה את הערך

הצלחה ראשונה מבחינתי אינה עצם פתיחת עמוד. היא מתרחשת כשאתם חוזרים אליו ומוצאים את מה שחיפשתם בלי לפתוח עוד ארבע אפליקציות. נסו ליצור עמוד אחד עבור משימה אמיתית, למשל הכנה לפגישה. בחלק העליון כתבו את מטרת הפגישה, אחר כך הוסיפו נקודות שצריך להעלות, ובסוף השאירו אזור להחלטות ולמעקב.

הטריק החשוב כאן הוא לא לכתוב הכול באותו סגנון. כותרת קצרה, רשימה מסודרת ופסקה עם הקשר משרתות מטרות שונות. אם כל המידע נראה כמו גוש טקסט, גם מחברת מסודרת לא תעזור הרבה. כאשר אתם נותנים לכל סוג מידע צורה משלו, קל יותר לסרוק את העמוד ולחזור אליו מאוחר יותר.

תרחיש יומיומי טוב הוא קניות לשיפוץ קטן בבית. במקום לשמור רשימה אחת, אפשר ליצור עמוד עם מידות, עמוד עם מוצרים לבדיקה, ועמוד עם שאלות לספק. אם במהלך הביקור בחנות מתברר שחסר פרט, מוסיפים אותו באותו מקום. כך הרשימה אינה רק תזכורת; היא הופכת לזיכרון חיצוני של הפרויקט. התחילו ממשימה שמכילה כמה פרטים קשורים, כי שם ההבדל מול פתק רגיל מורגש הכי מהר.

עוד שימוש מוצלח הוא סיכום שיעור או פגישה. בזמן אמת אפשר לכתוב בצורה חופשית, בלי לעצור כדי לערוך כל משפט. אחר כך חוזרים לעמוד ומוסיפים כותרות, מסמנים החלטות ומפרידים בין מידע לביצוע. זו שיטת עבודה עדיפה בעיניי על ניסיון לנסח הכול בצורה מושלמת בזמן שהשיחה עדיין מתנהלת.

פרסומות

איך להימנע ממחברת שהופכת למחסן

הבעיה הנפוצה ביותר אינה מחסור בכלים, אלא עודף תוכן ללא שיטה. אם כל רעיון נכנס לעמוד חדש, תקבלו מהר מאוד אוסף שקשה לנווט בו. אם הכול נכנס לעמוד יחיד, תתקשו למצוא פרטים ישנים. אני מציע כלל פשוט: עמוד חדש כאשר הנושא צפוי להישאר עצמאי, ואותו עמוד כאשר מדובר בעוד פרט של אותה משימה.

למשל, “רעיונות למטבח” ו“רשימת קניות למטבח” יכולים להיות שני עמודים שונים, מפני שהם מתעדכנים בצורה אחרת. לעומת זאת, מידות של ארון מסוים יכולות להישאר בתוך עמוד הקניות אם הן משמשות את אותה פעולה. ההחלטה אינה טכנית; היא צריכה לשקף את הדרך שבה תחפשו את המידע בעוד שבוע.

כדאי גם להשאיר מקום לעמודי טיוטה. לא כל דבר צריך להיות מסודר מיד. אני מעדיף עמוד זמני אחד עם רעיונות לא מעובדים, ואז להעביר רק את מה שבאמת נשאר רלוונטי. כך לא מבזבזים זמן על ארגון מחשבות שייעלמו מעצמן.

הבלבול הראשון: מחברת, מקטע, עמוד או פתק

המבנה של OneNote עשוי לבלבל משתמש חדש מפני שהוא מציע כמה רמות ארגון. הדרך הפשוטה להבין אותו היא לחשוב על מחברת כעל נושא רחב, על מקטע כעל קבוצת משנה, ועל עמוד כעל יחידת תוכן שאפשר לפתוח ולקרוא בפני עצמה. לא חייבים להשתמש בכל הרמות. אם יש לכם פרויקט קטן, מחברת ועמודים עשויים להספיק.

הטעות שאני רואה אצל מתחילים היא ליצור מחברת חדשה לכל רעיון קטן. זה מייצר תחושה של סדר, אבל למעשה מקשה על המעבר בין נושאים. עדיף לשמור מחברות לנושאים יציבים יחסית, כמו עבודה, לימודים או אישי, ורק אחר כך להחליט אם נדרש פיצול. מנגד, אם מחברת אחת מכילה חומר שאין ביניו שום קשר, זה סימן שהגיע הזמן להפריד.

פרסומות

בלבול נוסף נוצר כאשר מתייחסים ל-OneNote כמו לרשימת משימות בלבד. אפשר לכתוב בו משימות, אך הוא אינו בהכרח תחליף מלא לכלי שמטרתו העיקרית היא מעקב אחרי מועדים וביצוע. אני משתמש בו כדי לשמור את ההקשר של המשימה: למה היא קיימת, אילו פרטים קשורים אליה ומה כבר הוחלט. עבור התזכורת עצמה, לעיתים כלי ייעודי יהיה ישיר יותר.

יש גם הבדל בין “לשמור מידע” לבין “למצוא אותו”. אם אתם מכניסים לעמוד צילום מסך, משפט קצר ושם לא ברור, ייתכן שתזכרו את התוכן היום אבל לא בעוד חודש. לכן כדאי להוסיף שורת הסבר קצרה ליד חומר שנשמר. משפט כמו “חשבונית עבור תיקון המזגן” מועיל הרבה יותר מקובץ או תמונה שנשמרו בלי הקשר.

שיתוף ועבודה משותפת בלי לאבד את ההקשר

האפשרות לשתף הערות שימושית במיוחד כאשר המידע אינו שייך רק לכם. אפשר להכין עמוד משותף לרשימת ציוד, לתכנון אירוע או לסיכום פרויקט. לפני השיתוף, אני ממליץ לבדוק אם העמוד מכיל גם הערות אישיות או טיוטות שלא נועדו לאחרים. המבנה הגמיש של האפליקציה מקל להוסיף מידע, ולכן קל גם לשכוח מה בדיוק נמצא באותו עמוד.

לשיתוף יש יתרון נוסף: הוא מונע מצב שבו כל אדם מחזיק גרסה אחרת של אותה רשימה. במקום לשלוח תיקונים בהודעות, אפשר לעבוד מול עמוד אחד. עם זאת, אם הקבוצה זקוקה למעקב מדויק אחרי מי אחראי על כל פעולה ומתי היא אמורה להסתיים, ייתכן שמערכת ניהול משימות תהיה ברורה יותר. OneNote מצטיין בהקשר ובתוכן; הוא לא תמיד הכלי הכי ממושמע לניהול ביצוע.

איך הוא עומד מול החלופות הרגילות

מול אפליקציית פתקים בסיסית, היתרון של OneNote הוא עומק הארגון. אפשר להתחיל בכתיבה חופשית ולהגיע בהדרגה למבנה שלם, במקום לפתוח עשרות פתקים נפרדים. החיסרון הוא שיש יותר החלטות לקבל. משתמש שרוצה לרשום משפט ולסגור את האפליקציה עלול להרגיש שהמחברות והעמודים מוסיפים שלב מיותר.

מול כלי משימות, OneNote נותן תמונה עשירה יותר. הוא מתאים כאשר לכל פעולה יש רקע, מסמכים, מחשבות או סיכום שצריך לשמור. כלי משימות עדיף כאשר המטרה היא לראות במהירות מה לעשות היום, מה באיחור ומה הושלם. אני לא הייתי בוחר ב-OneNote כתחליף אוטומטי לכל אפליקציה אחרת; לעיתים השילוב ביניהן הגיוני יותר, כאשר הוא משמש כמקום הידע וכלי המשימות משמש כמקום הביצוע.

מול מסמך רגיל, OneNote מרגיש נוח יותר לאוסף מתמשך של הערות. מסמך מתאים ליצירה של טקסט רציף ומוגמר, בעוד שכאן אפשר להחזיק רעיונות חלקיים, רשימות וחומרי רקע באותו מרחב. אם אתם כותבים מאמר ארוך שצריך עריכה מדויקת וגרסה סופית, מעבד תמלילים עשוי להיות בחירה טובה יותר. אם אתם עדיין אוספים את החומר, OneNote נוח יותר בעיניי.

מגבלות שכדאי להבין לפני שמתחייבים

הגמישות היא גם מקור לחיכוך. אין מבנה אחד שמכריח אתכם לשמור על סדר, ולכן תצטרכו להחליט בעצמכם איך לקרוא לעמודים ואיפה למקם אותם. מי שמתחיל בהתלהבות ופותח מחברות ללא תכנית עלול להגיע למערכת שקשה לתחזק. הפתרון אינו לפתוח עוד מחברת, אלא לעצור מדי פעם ולמחוק או לאחד דברים שכבר אינם שימושיים.

גם החיפוש אינו תחליף לארגון בסיסי. הוא יכול לעזור למצוא תוכן, אבל לא כדאי לבנות על כך שכל דבר יימצא מיד בלי כותרת או הקשר. אני משתדל להוסיף מילים שאכן הייתי מחפש בעתיד, במיוחד בעמודים ששומרים בהם מידע חד-פעמי. זה הרגל קטן שחוסך זמן רב בהמשך.

היישום אינו הבחירה הראשונה שלי עבור מי שמעדיף חוויית כתיבה נטולת הסחות. יש בו תחושה של סביבת עבודה, ולא של פתק קטן על שולחן. גם משתמשים שמחפשים מערכת משימות עם תהליך ברור של תכנון, ביצוע ובקרה עשויים להפיק יותר מכלי ייעודי. במקרה כזה, OneNote יכול להיות מקום משלים, אך לא המרכז.

הצעד הבא אחרי ההצלחה הראשונה

אחרי שיצרתם עמוד אחד שעובד, אל תמהרו לבנות מערכת ענקית. הוסיפו רק את העמוד הבא שנדרש לכם. אם תכננתם פגישה, פתחו עמוד נפרד לסיכום שלה. אם התחלתם פרויקט, שמרו עמוד החלטות. אם אתם לומדים, הפרידו בין סיכום השיעור לבין שאלות לחזרה. כך המבנה צומח מתוך הצורך ולא מתוך תיאוריה.

הרגל מתקדם שאני ממליץ עליו הוא להקדיש בסוף השבוע כמה דקות למעבר על עמודים פעילים. לא צריך לערוך הכול. מספיק לסמן מה עדיין רלוונטי, להוסיף כותרת ברורה לעמוד מבולגן ולהעביר רעיון חשוב למקום שבו באמת תחפשו אותו. התחזוקה הזאת היא ההבדל בין מחברת שמשמשת אתכם לבין ארכיון שאתם מפחדים לפתוח.

אם אתם משתפים עמודים, קבעו לעצמכם כלל של ניסוח אחיד. למשל, להתחיל כל פעולה במילה ברורה, ולהפריד בין החלטות, שאלות ורעיונות. זה נשמע קטן, אבל בשיתוף עם אדם נוסף הוא מונע ויכוח על מה בדיוק צריך לעשות. OneNote נותן לכם את המקום; השיטה שתבחרו היא זו שתהפוך אותו ליעיל.

האפליקציה יצאה ב-1 ביולי 2015, והניסיון המצטבר שלה מורגש בגישה הבוגרת למחברות והערות. היא אינה מנסה לפתור רק פעולה אחת, אלא לתת מרחב למידע שמשתנה עם הזמן. עבורי, זו הסיבה שהיא נשארת שימושית גם אחרי שההתלהבות הראשונית עוברת.

בשורה התחתונה, OneNote הוא כלי חינמי ורב-שימושי למי שרוצה יותר ממגירת פתקים. הוא מצוין ללימודים, לפרויקטים אישיים, לסיכומי פגישות ולרעיונות שצריכים להתפתח. הוא פחות מתאים למי שרוצה מינימום אפשרויות או מנהל משימות ממוקד. אם אתם משתמשים בו לראשונה, התחילו בעמוד אחד שמוביל לתוצאה ברורה, קראו לו בשם שתבינו גם בהמשך, ואל תנסו לארגן את כל החיים ביום אחד. כך תגלו במהירות אם המבנה שלו מתאים לכם, ובמקרה שלי, זו הדרך שהפכה אותו מאפליקציה שנראית מורכבת למחברת שאני באמת חוזר אליה.