Evernote - Note Organizer

ניתוח מאת Appcrazy

יש אפליקציות שמרגישים את הערך שלהן רק אחרי שמפסיקים להשתמש בהן כמו בפנקס דיגיטלי פשוט. Evernote היא דוגמה טובה לכך: היא יכולה לשמש לרשימות, משימות ותכנון יומי, אבל היא דורשת מעט סדר כבר מההתחלה. אני אוהב אותה בעיקר כשאני צריך מקום אחד שמחזיק יחד רעיונות, מסמכים, תזכורות ורשימות עבודה, ולא רק שורה קצרה של טקסט.

מצד שני, זו לא אפליקציה שהייתי מתקין לכל אדם באופן אוטומטי. מי שמחפש רשימת קניות מהירה או אפליקציה מינימליסטית למשימה אחת, עלול להרגיש שיש כאן יותר מדי אפשרויות. מי שמוכן לבנות שיטת עבודה אישית, לעומת זאת, יכול לקבל כלי שימושי מאוד לשיפור הפרודוקטיביות. במאמר הזה אני מתמקד במיוחד בנקודות שבהן משתמשים נתקעים, בבדיקות שכדאי לבצע לפני שמסיקים שמשהו לא עובד, ובדרך לשחזר שגרת עבודה שנעשתה מבולגנת.

למה ההתחלה עם Evernote לא תמיד חלקה

הקושי הראשון הוא לא בהכרח טכני. האפליקציה מאפשרת לאסוף סוגים שונים של מידע, ולכן קל לפתוח מחברת, ליצור עוד אחת, להוסיף כמה רשימות ולגלות אחרי שבוע שאין דרך ברורה למצוא דבר. אני ממליץ להתחיל עם מעט מחברות לפי תחומי חיים רחבים, ולא ליצור מחברת נפרדת לכל רעיון קטן. למשל, עבודה, בית ולמידה מספיקים לרוב המשתמשים בשלב הראשון.

הבלבול השני קשור להבדל בין הערה לבין משימה. הערה יכולה להיות סיכום פגישה, רעיון או אוסף קישורים; משימה צריכה להוביל לפעולה ברורה. אם מערבבים את שני הסוגים באותו מקום בלי סימון עקבי, רשימת המטלות הופכת לארכיון עמוס. אני מעדיף לכתוב בתחילת הערה מה מטרתה: “לביצוע”, “לעיון” או “רקע”. זה נשמע פשוט, אבל הסימון הזה חוסך חיפוש מיותר בהמשך.

גם העומס הראשוני עלול להטעות. כאשר פותחים את האפליקציה ומנסים לסדר בבת אחת שנים של פתקים, קל להרגיש שהמערכת מסורבלת. הדרך הנכונה בעיניי היא להתחיל מתהליך אחד שחוזר על עצמו, כמו ניהול פגישות או תכנון שבועי. רק אחרי שההרגל עובד כדאי להרחיב אותו למסמכים, רעיונות ורשימות נוספות.

הגרסה הנוכחית היא 11.19.2, והאפליקציה זמינה למכשירים שמריצים מערכת הפעלה 9 ומעלה. הפרטים האלה חשובים במיוחד אם משתמשים בטלפון ותיק או במכשיר שלא עודכן זמן רב. לפני שמתחילים לסדר את כל המידע, כדאי לוודא שהמכשיר עומד בדרישה ושיש מקום פנוי לעבודה רגילה של האפליקציה.

פרסומות

בדיקות שכדאי לבצע לפני שמתחילים לעבוד

אני מתחיל תמיד בבדיקה שהאפליקציה נפתחת כראוי ושאפשר ליצור הערה חדשה בלי להיתקע במסך טעינה. לאחר מכן אני יוצר הערת ניסיון קצרה, סוגר את האפליקציה ופותח אותה שוב. זו בדיקה קטנה, אבל היא מבהירה אם הבעיה היא ביצירה בסיסית של תוכן או בתהליך מאוחר יותר כמו סנכרון וחיפוש.

אם אתם משתמשים ביותר ממכשיר אחד, כדאי לבדוק את החשבון ואת סביבת העבודה לפני שמכניסים מידע חשוב. הערת ניסיון בשם ברור, למשל “בדיקת סנכרון”, מאפשרת לראות אם אותה הערה מופיעה גם במכשיר השני. אם היא לא מופיעה, אין טעם להמשיך להוסיף עשרות הערות; עדיף לעצור ולבדוק קודם את החיבור, את החשבון ואת מצב האפליקציה.

הציצו בבלוג שלנו

המחיר הראשוני של האפליקציה הוא חינם, אך קיימות רכישות בתוך האפליקציה בטווח של 3.60 עד 649.90 שקלים לפריט. לכן אני מציע להחליט מראש אם אתם רק בודקים את שיטת העבודה או שכבר ברור לכם שאתם צריכים שימוש רחב יותר. אין סיבה לבצע רכישה לפני שהצלחתם לנהל באפליקציה תהליך יומי אחד בצורה נוחה.

גם דירוג של 3.4, לצד כמות גדולה מאוד של משוב ממשתמשים, מזכיר לי לא להתייחס לאפליקציה כפתרון מושלם. היא פופולרית מאוד, עם יותר ממאה מיליון התקנות, אבל פופולריות לא מבטיחה שכל אדם יאהב את מבנה העבודה שלה. מבחינתי, הנתונים האלה מעידים שיש לה קהל רחב, לא שהיא מתאימה לכל סגנון שימוש.

איך לבנות שגרת עבודה שלא מתפרקת

הטיפ הכי שימושי שלי הוא להפריד בין איסוף לבין עיבוד. במהלך היום אני מכניס רעיונות, פרטים ותזכורות למקום אחד, בלי לעצור כל פעם כדי לסדר אותם בצורה מושלמת. בזמן קבוע אחר כך אני עובר על החומר ומחליט אם להפוך אותו למשימה, להעביר אותו למחברת מתאימה או להשאיר אותו כהערת רקע.

הגישה הזאת מתאימה במיוחד למי שמקבל מידע מכמה כיוונים. במקום לפתוח בכל פעם רשימה חדשה, אפשר לרכז את הפרטים בהערה יומית אחת, ואז לפרק אותה בסוף היום. כך נמנעת תופעה מוכרת שבה יש עשרות הערות קצרות, אבל אף אחת מהן לא מספרת מה עדיין דורש פעולה.

בפגישות אני ממליץ להשתמש במבנה קבוע: מטרה, נקודות מרכזיות, החלטות ופעולות המשך. החלק האחרון הוא החשוב ביותר. אם משימה נשארת בתוך סיכום ארוך, היא נוטה להיעלם. אם היא נכתבת כשורה נפרדת עם פועל ברור, קל יותר לחזור אליה ולדעת מה צריך לעשות.

למי שעובד עם חומר לימודי, כדאי להימנע ממחברת אחת ענקית. חלוקה לפי קורס או נושא רחב מקלה על החזרה לחומר. עם זאת, לא הייתי יוצר מחברת לכל שיעור; החלוקה המוגזמת מגדילה את זמן התחזוקה ומפחיתה את היתרון של מקום מרוכז אחד.

מה עושים כשנדמה שהמידע נעלם

כאשר הערה לא מופיעה מיד, אני לא יוצר אותה מחדש. קודם אני בודק אם אני נמצא בחשבון הנכון, אם אני מחפש במחברת המתאימה ואם הכותרת שונה ממה שזכרתי. חיפוש לפי מילה ייחודית מתוך גוף ההערה יכול להיות יעיל יותר מחיפוש לפי כותרת כללית כמו “רעיונות” או “עבודה”.

אם תוכן נראה לא מעודכן במכשיר אחד, כדאי להמתין רגע, לבדוק את החיבור ולפתוח מחדש את האפליקציה. אני גם משתדל לא לערוך את אותה הערה במקביל בכמה מכשירים בזמן שהחיבור אינו יציב. עבודה מקבילה כזו מקשה להבין איזו גרסה היא האחרונה ומוסיפה בלבול שאפשר למנוע.

במקרה של תקלה שחוזרת על עצמה, אני עובר לתהליך אבחון הדרגתי: יצירת הערת ניסיון, בדיקה אם החיפוש מוצא אותה, בדיקה במכשיר נוסף ורק לאחר מכן חזרה לעבודה רגילה. אם התקלה מופיעה רק בהערה אחת, ייתכן שהבעיה קשורה לתוכן המסוים שלה ולא לכל האפליקציה. אם היא מופיעה בכל פעולה, כדאי לבדוק קודם את המכשיר ואת החיבור לפני שמסיקים שהמערכת עצמה אשמה.

חשוב גם לא להפוך את האפליקציה למקום היחיד שבו מתקיימת כל העבודה בלי שיטת גיבוי אישית שמתאימה לכם. אני לא מתכוון להמליץ על פעולה טכנית מסוימת בלי לדעת את המכשיר ואת סביבת העבודה, אבל כן כדאי לשמור עותק של חומר קריטי בדרך נוספת, במיוחד לפני שינוי גדול בארגון המחברות או לפני מעבר למכשיר חדש.

מתי הבעיה נמצאת בכלל מחוץ לאפליקציה

לפעמים משתמשים מפרשים איטיות או חוסר תגובה כתקלה באפליקציה, אף שהמקור הוא מכשיר עמוס, חיבור חלש או מערכת הפעלה ישנה. אם גם אפליקציות אחרות מגיבות באיטיות, אני בודק קודם את המכשיר עצמו. סגירת יישומים מיותרים, הפעלה מחדש ובדיקה שיש מקום פנוי הם צעדים כלליים והגיוניים לפני שינוי בהגדרות של Evernote.

גם ציפייה לא נכונה יוצרת תחושת תקלה. האפליקציה מיועדת לארגון מידע ומשימות, לא להחליף כל כלי אפשרי. אם אתם צריכים לוח עבודה חזותי לצוות, מערכת ייעודית לניהול פרויקטים או רשימת קניות שנפתחת בשנייה, ייתכן שכלי ממוקד יותר יתאים לכם. אני מעדיף להשתמש ב-Evernote כמקום מרכזי לחשיבה ולתיעוד, ולא לכפות עליה תפקיד שהיא לא נועדה למלא עבורי.

היא גם אינה הבחירה הראשונה שלי למי שרוצה רק כתיבה נקייה ללא שכבות של ארגון. אפליקציית פתקים בסיסית תהיה מהירה ופשוטה יותר עבור הודעה קצרה או מספר טלפון. היתרון כאן מתחיל להופיע כאשר יש קשר בין פרטים רבים: רעיון שהופך למשימה, סיכום שמוביל למעקב, או חומר שנרצה למצוא שוב בעוד זמן מה.

השוואה להרגלים ולחלופות נפוצות

בהשוואה לפנקס נייר, היתרון הברור הוא האפשרות לשמור כמות גדולה של מידע ולחפש בתוכו, אבל המחיר הוא הצורך להחליט על מבנה. נייר סולח על בלגן עד שמגיעים לדף הלא נכון; מערכת דיגיטלית מאפשרת למצוא מידע מהר יותר רק אם הכותרות והחלוקה עקביות.

בהשוואה לאפליקציית משימות ייעודית, Evernote מרגישה רחבה וגמישה יותר, אך פחות ממוקדת. אם כל היום שלכם מורכב מתאריכי יעד, סדרי עדיפויות ותהליכי ביצוע, כלי משימות ייעודי עשוי להיות נוח יותר. אם המשימות שלכם קשורות למסמכים, רעיונות והקשר רחב, ריכוז הכול בהערות יכול לחסוך מעבר בין אפליקציות.

בהשוואה לשירותי מסמכים, היא מתאימה יותר לאיסוף מהיר של מחשבות ולבניית ארכיון אישי מאשר למסמך ארוך שעורכים כמה אנשים במקביל. זו הבחנה חשובה: אני משתמש בה כדי ללכוד ולארגן מידע, אבל לא בוחר בה אוטומטית לכל עבודה שדורשת עריכה שיתופית מתמשכת.

למי היא מתאימה, ולמי עדיף לוותר

אני ממליץ עליה לסטודנטים, עצמאים, מנהלי משימות אישיות ואנשים שמרגישים שהמידע שלהם מפוזר בין פתקים, הודעות וקבצים. היא מתאימה במיוחד למי שמוכן להשקיע כמה דקות ביצירת מבנה קבוע. גם אדם שמנהל בית או פרויקט אישי יכול להפיק ממנה תועלת, כל עוד הוא מגדיר מראש מה נכנס לאפליקציה ומה נשאר בכלי אחר.

הייתי נזהר מלהמליץ עליה למי שמתקשה להתמיד בארגון. אם אתם נוטים לפתוח אפליקציה, להוסיף תוכן ולשכוח ממנו, עוד אפשרויות לא יפתרו את הבעיה. במקרה כזה, רשימה פשוטה יותר עם מעט החלטות עשויה להיות יעילה. גם מי שזקוק לעבודה צוותית מתקדמת או לתצוגה חזותית של פרויקט צריך לבדוק אם כלי ייעודי ישרת אותו טוב יותר.

דירוג הגיל PEGI 3 הופך אותה לנגישה מבחינת סיווג הגיל, אבל זה לא אומר שכל תהליך עבודה מתאים לילדים או לכל משפחה. אם משתמשים בה לתוכן לימודי או משפחתי, אני עדיין ממליץ להגדיר יחד כללים פשוטים לגבי שמות מחברות, מידע אישי ומה באמת צריך להישמר.

ההתנסות שלי וההחלטה הסופית

הדרך שבה אני מפיק ממנה את המיטב היא לא להשתמש בה כערימה אינסופית של פתקים. אני פותח מעט מחברות, נותן לכל הערה כותרת שמסבירה מה יש בה, ומקדיש זמן קצר לעיבוד החומר שנאסף. השיטה הזאת הופכת אותה ממקום אחסון פסיבי לכלי שמחזיר לי הקשר ומזכיר לי מה לעשות הלאה.

המפתח הוא להבין שהחוזק שלה נמצא בחיבור בין תיעוד, ארגון ומשימות. אם משתמשים רק באחד מהחלקים האלה, ייתכן שאפליקציה פשוטה יותר תספיק. אם משלבים ביניהם, היא יכולה להפחית את הפיזור ולתת לבית, ללימודים ולעבודה נקודת התחלה אחת.

העובדה שהיא מפותחת בידי Evernote by Bending Spoons, זמינה בחינם ומציעה רכישות בתוך האפליקציה, מאפשרת להתחיל בהדרגה בלי להתחייב מיד. אני כן ממליץ לבדוק את חוויית השימוש האישית לפני שמרחיבים את השימוש או משלמים, בעיקר אם אתם רגישים לעומס בממשק או זקוקים לכלי מאוד ממוקד.

בשורה התחתונה, Evernote היא בחירה טובה למי שרוצה לבנות ספרייה אישית של מידע ומשימות, ולא רק להקליד תזכורת רגעית. היא דורשת הרגלים, כותרות וסדר בסיסי, ולעיתים התקלה שנראית כמו בעיית אפליקציה קשורה בכלל לחשבון, למכשיר או לחיבור. אם אתם מוכנים להשקיע מעט בהקמה ולבדוק את התהליך בהדרגה, אני חושב שכדאי לתת לה הזדמנות. אם אתם מחפשים מהירות מוחלטת ופשטות ללא תחזוקה, עדיף לבחור בכלי קטן וממוקד יותר.